Cómo Manejar el Volumen de Trabajo para Mayor Productividad

En un mundo cada vez más competitivo y dinámico, el volumen de trabajo puede ser una gran fuente de estrés e ineficiencia para muchos trabajadores. Sin embargo, hay formas de manejar el volumen de manera efectiva para poder lograr mayor productividad en tu trabajo diario.

Es importante comprender que la productividad no solo dependerá de nuestra motivación y dedicación, sino también del nivel de organización y gestión que aplicamos al planificar y priorizar nuestras actividades. A menudo, el volumen puede ser tan grande que podemos sentirnos sobrecargados y tener dificultades para alcanzar nuestros objetivos.

En lugar de dejarte llevar por el sentimiento de desesperanza y rendición ante la cantidad de trabajo pendiente, es hora de desarrollar estrategias efectivas para manejar el volumen de manera creativa y productiva. Aquí te mostraré algunos consejos prácticos que puedes implementar en tu rutina diaria para poder lograr tu máximo nivel.

Identificar Prioridades

Primero y ante todo, es crucial identificar las tareas más importantes y urgentes antes de empezar a planificar y priorizar el resto del trabajo. Es común sentirse abrumado por la cantidad de proyectos pendientes, pero es importante no dejarse llevar por el ansia de terminarlo todo al mismo tiempo.

Hacer algunas tareas con base en su urgencia y complejidad te ayudará a identificar aquellas que serán más impactantes y requerirán tu atención en primer lugar. Para esto, debes hacer un diagnóstico honesto sobre qué puede afectarte de manera significativa de inmediato.

La estrategia puede variar según el tipo de trabajo que hagas, pero generalmente estas tareas urgentes son las siguientes: los plazos o prórrogas pendientes, las reuniones y citas con clientes importantes, o la atención a problemas imprevistos relacionados con el proyecto. Una vez que identifiques estas prioridades, podrás organizar tu tiempo de acuerdo con su importancia.

Gestión del Tiempo

El manejo del volumen también implica ser más efectivo en tu uso del tiempo. Para hacer esto, hay algunas herramientas y estrategias en la actualidad que pueden ayudarte a aumentar el nivel de productividad en menos de dos días

Asegúrate de usar una agenda digital o física para planificar tu escala con precisión. Esta prácticas te ayudará no solo a recordar todas las tareas y actividades pendientes, sino también a anticipar qué proyectos pueden causarte conflictos horarios con otras actividades planeadas.

Para maximizar la productividad debes tomar descansos y mantener una buena hidratación y equilibrio en tu régimen alimenticio. La capacidad de mantener un ambiente donde el cuerpo y mente se sientan cómodas siempre jugará a favor, no importa la cantidad de horas que dediques a tus responsabilidades profesionales.

También puede ser necesario reconocer límites y encontrar ayuda cuando sea necesario, sin sentirte culpable o avergonzado en hacerlo. Hay muchas herramientas y aplicaciones a disposición en línea como el Calendario o Calendly al que se puede acceder con la clave de acceso compartido para evitar conflictos de agendas.

Planificación y Priorización

Para manejar el volumen, es crucial ser consciente del proceso de toma de decisiones que implica priorizar las tareas. La mayoría de las personas cometen un error al hacerlo. Están mal acertados en identificar qué corresponde a la máxima urgencia, porque no valoran bien el impacto específico de cada tarea.

El paso más importante es evitar distraerte por emails que lleguen durante las reuniones. Muchas personas pierden tiempo al estar siempre buscando respuesta en el correo electrónico para poder reenfocar la atención a lo que les corresponde hacerle con base a su responsabilidad. Un consejo práctico que puede resultarte útil es limitar los horarios de correo cada semana.

Después, debes organizar tus actividades más importantes y urgentes del día considerando cómo dedicar tiempo para hacer otras cosas mientras tu nivel de concentración sea alto al finalizar con las tareas principales. Para llevar esto a cabo hay algunas herramientas como Trello donde puedes visualizar y gestionar todo en una sola vista los diferentes proyectos que tienen un calendario, listados específicos y recordatorios cuando sean pertinente.

La eficiencia no solo se basa siempre en cómo hagas las cosas, sino también para aprender a priorizar aquellas actividades que te ayuden a lograr tus objetivos de manera efectiva. Para finalizar la planificación, revisa tus objetivos mensuales y anualmente para determinar los puntos clave sobre qué hacer.

Manejar el estrés

Está claro que manejar el volumen lleva tiempo y dedicación contante. Por lo tanto hay momentos en que uno puede sentirse sobrecargado y no saber bien cómo manejar la situación, ya sea porque se encuentran con muchas tareas pendientes o simplemente tener una cantidad excesiva de responsabilidad en tu trabajo.

Hay varios beneficios para manejar el estrés en este tipo específico como la capacidad de controlar tu tiempo y energía. Puedes aplicartelas durante los días que no te sientas bien al momento, o cuando no hay plazo concreto para terminar un proyecto.
En estos momentos donde uno puede sentirse frustrado por todas esas cosas, es importante recordar a ti mismo que todos podemos fallar y reconocerlo como parte de tu ciclo diario de trabajo.

Aquí te comparto estas cuatro recomendaciones del Consejo para la Prevención del Stress en el lugar de trabajo con base en investigadores internacionales.

Para finalizar esta guía sobre cómo manejar el volumen para ser más productivo, lo que debes hacer es practicarla regularmente con las herramientas y consejos proporcionados. La estrategia correcta siempre la encontrarás en casa después de verter tiempo durante todo tu vida profesional de manera que nunca te des una idea de estar completamente inútil.

Conclusión

El volumen de trabajo es un problema bien real que enfrentan hoy muchos trabajadores y no depende solo de tu nivel de productividad. Por lo tanto hay varias formas para abordar los problemas relacionados con la sobrecarga laboral e incluso puedes hacer uso de diferentes estrategias para manejar el enjuague a diario.

Hay muchas herramientas y consejos efectivos para manejar el volumen de trabajo, entre ellos identificar prioridades, gestionar el tiempo de manera efectiva, planificar y priorizar las tareas correctamente, reconocer límites, aprender a decir "no", hacer uso de aplicaciones productivas e incluso practicar la meditación o los relajantes para mejorar tu estado anímico.